Uno de los problemas más frecuentes que se suceden en las comunidades de vecinos es la falta de comunicación. Aunque cada vez son más los inmuebles que poseen una web propia, esta no es suficiente para garantizar la vida en comunidad. La solución para administradores de fincas y propietarios se llama Online Community Manager.

Online Community Manager (OCM) nace como un proyecto innovador y eficiente desarrollado por Urbytus, una empresa que sigue trabajando por mejorar el día a día de las comunidades de vecinos y por hacer más sencilla la labor de los administradores de fincas. Los tiempos cambian y es necesario sustituir el clásico papel clavado con chinchetas en el corcho del portal o la circular remitida a los vecinos a través de los buzones para ofrecer un servicio más óptimo, eficaz y personalizado.

Con la llegada de las nuevas tecnologías y el desarrollo de herramientas de gestión de comunidades de propietarios, fueron muchos los edificios que decidieron sumergirse en la aventura de crear su propio portal web, unos con más éxito y continuidad y otros actualmente caídos en el olvido. La gran mayoría de estas webs suelen ser páginas informativas que, en algunas ocasiones, incluyen foros de opinión para garantizar una mejor relación entre los usuarios. No obstante, ese modelo estándar de web que triunfa entre las empresas no puede trasladarse a la gestión de una comunidad de propietarios, que presenta otras necesidades y requiere de otras funcionalidades. A partir de este deseo se gestó Online Community Manager, una herramienta al servicio del administrador de fincas, el presidente de la comunidad y en definitiva de todos los propietarios.

El programa permite a los propietarios establecer un contacto directo entre ellos, manteniendo una comunicación constante en caso de obras, incidencias o aspectos que pudiesen afectar puntualmente a otros convecinos. Así mismo, los presidentes y los administradores de fincas encontrarán en esta práctica invención el mejor aliado a la hora de gestionar la información, llevar la contabilidad, gestionar los contratos o establecer un control sobre la morosidad. Online Community Manager permitirá incluso una relación directa entre los miembros de la comunidad de propietarios y los propios proveedores y trabajadores, garantizando un servicio personalizado y una relación próxima que intente mejorar el día a día de la comunidad.

Si una gran ventaja presenta Online Community Manager es que es un programa seguro y multilingüe. Seguro desde el punto de vista que cumple con todos los requisitos legales recogidos en la Ley de Protección de Datos, evitando así posibles multas inesperadas para los vecinos. Así mismo, y especialmente es beneficioso en apartamentos turísticos y zonas costeras, OCM está disponible en diferentes idiomas (español, inglés, francés, danés, holandés, sueco, alemán, noruego y finlandés), consiguiendo que la lengua no sea una barrera para la comunicación y la convivencia.

Los beneficios de Online Community Manager se cuentan por éxitos. Tanto los propietarios, a la hora de comunicar obras o alquileres y ventas de sus propiedades, como los presidentes y administradores de fincas en la preparación de Juntas Generales podrán ahorrar tiempo y esfuerzos gracias a esta práctica herramienta. Para ser más específicos, ¿qué características ventajosas definen a OCM?

1. Fácil manejo: Desde cualquier ordenador con conexión a internet podremos acceder a la web de nuestra comunidad, la cual se configurará en función de nuestros propios intereses. Además cuenta con un hospedaje seguro y un gestor de privacidad, de tal modo que los miembros de la web pudiesen seleccionar qué información personal desean mostrar públicamente, aunque el administrador tuviese acceso a todos los contenidos.
2. Gestión de usuarios: El administrador de fincas podrá asignar a cada usuario una función concreta, determinando quiénes actúan como administradores del portal web.
3. Comunicación: Los administradores podrán crear una línea de comunicación directa con el Presidente, el Comité y los propietarios, siendo más sencilla tanto la elaboración como la difusión personalizada de informes y actas. Incorpora la opción de comunicación entre los propietarios, para tratar diversos asuntos relacionados con la comunidad, a través de una misma plataforma multilingüe (un usuario escribe un mensaje en su idioma y puede ser leído por el resto en su idioma de origen).
4. Boletines y archivos: Se podrán crear y mandar boletines con archivos adjuntos a todos los vecinos, así como subir fotografías relacionadas con la comunidad al servidor del portal web.
5. Contabilidad: Gracias a Online Community Manager será posible que cada propietario pueda ver el estado de su cuenta, las cuotas futuras y los presupuestos que se barajan.
6. Encuestas de calidad: El administrador de fincas y el presidente de la comunidad podrán elaborar encuestas de opinión que logren agilizar las reuniones y las decisiones a tomar en las Juntas.