Ser parte de una comunidad de vecinos es como pertenecer activamente en una empresa y poder gestionar todo lo que a esta requiere puede resultar más difícil de lo que se piensa, sobre todo porque en estas comunidades nada se ejecuta de manera lineal, el consenso es clave para ello y el estar informados es fundamental. Y en este ultimo punto cambiar el papel por una nube que gestione todo será hoy día fundamental.

Entre las principales ventajas que ofrece gestionar las comunidades de vecinos en la nube es sin duda el ahorro en papelería que siempre son objeto de excusas como el extravío de estas o que al pegarlos en zonas comunes sea rallados de manera ociosa o desaparezcan. Y ahorrar tiempo también se vuelve necesario, sobretodo en una comunidad que tienda a dispersarse en los cientos de problemas que tengan. El almacenamiento y el compartir la información en plataformas online ahorra excusas y la espera de que una comunidad se desvíe de los temas principales o urgentes.

Sabiendo que en España se gasta anualmente más del millón de euros en elementos y recursos para comunicarse que son consumibles, solo en comunidades de vecinos, el gestionar estos temas puede ahorrar hasta un 45% del gasto anual. En la nube no habrá limitación alguna de almacenar cada comunicado, normas, contratos generales, permisos y cualquier otro documento que pueda manejarse digitalmente, y en el que cada uno de los vecinos pueda ser partícipe.

Estos almacenamientos online, conocidos como nube, aún siendo gratuitos, suelen ser de capacidad amplia pero si es necesario, puede ser ampliados en planes muy accesibles y en los que no toda una comunidad tenga que reunirse para tomar esta decisión.  Así que no habrá problema cuando cada miembro necesite modificar un archivo, agregar nuevos, y plantear propuestas antes de una reunión, si es necesario.

El monitoreo de quienes tienen acceso a la nube es importante

 Aunque la idea es democratizar las tareas y la información dentro de la nube en una comunidad de vecinos, es necesario que el presidente de la junta o la persona que se designe, monitoree que este punto de almacenamiento se le de el uso correcto. Colocar carpetas y secciones para saber que archivos descargar y cuales se pueden modificar es fundamental. Los apartados para proponer ideas o llamados a reuniones extraordinarias pueden servir de mucha ayuda para el desahogo de muchos de los miembros de las comunidades.

Pero sobre todo, quien administre la nube de la comunidad de vecinos tiene la responsabilidad y muchas veces la tranquilidad de resguardar los documentos y archivos más importantes para esa comunidad. La excusa de una carpeta extraviada en los archiveros o en manos de quien no debía portar los documentos, no tendrán cabida.